其實,在我們的日常工作中,經常被一些瑣碎的事情困擾,因為整體規劃不明確,從而拖慢整體效率,今天就從效率提升的具體方法,以及能夠幫助提升效率工具,兩個維度聊聊如何提升工作效率。
(1)逐個任務擊破
工作過程中同時進行多個任務,來回反復地任務切換不僅可能造成信息混亂、時間線錯亂,也會造成工作效率的下降。任務切換會嚴重分散我們的注意力,讓我們無法長時間地集中精力處理一項任務。
其實在任務轉換過程中真正損失的時間和單純的頁面轉換關系不大,關鍵在于我們的大腦得花多久重新識別新的目標來集中注意力。因此,與其同時處理多個任務,不如一次專注于一項任務,逐個任務擊破。
(2)減少使用的工具數,選擇集成功能強大的工具
目前市面上的辦公軟件繁多,各自的功能賣點也各有千秋,想要同時兼得各種功能的后果便很可能使工作效率降低,因為在不同工具之間的切換以及信息的處理可能會出現時效性以及完整性的問題。因此,我們應盡量減少使用的工具數,盡量選擇集成功能強大的工具對提高工作效率的作用就變得十分明確了。
BoardMix博思在線協作白板的集成功能就十分強大,思維導圖、流程圖、多種創意表達繪圖工具于一體,打通協作成員之間的可視化捕捉靈感、創意表達、實時演示、高效協作整條鏈路,聚焦多人協作下的場景解決方案,遠程用戶可以進行合作、協作、頭腦風暴和集思廣益。
它可以同時兼容很多軟件的功能,如使用在線會議的功能,支持接入釘釘、騰訊會議、ZOOM等,能夠實現一邊進行會議溝通,一邊在白板上進行團隊創作。你進入后是一塊白板,可以根據自己的需求在白板上隨意畫圖、繪制流程圖、思維導圖、添加便簽,也可以進行插入圖片,制作腦圖,與成員一起聊天、語音溝通等,完全是將多種的軟件功能集合于一體。
(3)減少外界干擾,專注任務的解決
在工作時,經常會受到各種外界干擾。我們會發現自己很難完全脫離社交媒體、短信、游戲或任何其他我們經常使用的應用程序和網絡程序。微信、QQ等實時交流軟件也在工作過程中的出現頻率日益增加。但是我們需要明確,并不是所有的信息都是需要立即回復的,保持專一性能幫助我們專注任務的解決,大大提高工作效率。
這里就必須要提到BoardMix博思在線協作白板,它的界面簡潔易上手,用戶只需要在一張無限白板上開展任務操作即可,沒有過多繁雜信息的干擾。同時,BoardMix博思白板的 Zen 模式能夠提供沉浸式的工作、學習體驗。Zen模式,寓意為禪,是一種讓專注成為習慣的模式,在這個模式下工作,能夠避免外界娛樂的干擾,專注于工作。
(4)制定工作計劃,明確任務完成順序
制定工作計劃的過程是個思考的過程,工作計劃的制定周期可以是每日、月度、季度、年度等。BoardMix博思在線協作白板的模板社區有海量豐富的工作計劃模板,我們可以一鍵免費套用,在模板的基礎上修改,快速完成專屬工作計劃表的制定。
個人工作日報模板
(5)高效進行團隊協作
團隊協作有利于提高團隊整體工作效率,提高企業的整體效能。BoardMix博思在線協作白板支持團隊高效協作,在BoardMix博思在線白板無限畫布上,可輕松創建圖文混排的工作圖表。多人同屏協作,實時顯示協作成員頭像和光標,實時更新同步各成員編輯的內容, 一鍵鏈接式分享。
同時,BoardMix博思在線白板還具備在線會議功能(支持接入騰訊會議、飛書會議、釘釘會議、zoom、矚目、企業微信),團隊成員可實時討論交流,支持團隊頭腦風暴,集思廣益,大大提升團隊協作效率。
(6)及時復盤、歸納總結
及時有效的復盤可以幫助我們從多個角度思考問題, 復盤時我們會對完成任務過程中出現的問題進行深度客觀的分析,不斷的追問直到挖掘到本質,找到根本的解決方法。如此一來在以后工作中出現類似問題時,我們便可以在短時間內抓住問題的本質,確定有效的解決方案,提升工作效率。
BoardMix博思在線白板還社區內置了覺察之環復盤會模板、Scrum迭代復盤會、迭代回顧會、問題分析與解決工作坊模板,通過回顧事實、分享感受、引導啟發、制定計劃等環環相扣的四個流程幫助用戶進行高效的復盤總結。
綜上所述,一款好用、功能強大的辦公軟件能幫助我們極大地提升工作效率。本文中所有使用到的工作圖表均來自BoardMix博思在線白板,用對了BoardMix博思在線白板這樣的工具,即時在遠程辦公下,也可以無限放大敏捷團隊工作的靈活性,開啟更專注、更具創造力的工作體驗。大家趕快使用起來,提高自己的工作效率吧!